Auxiliar de Escritório

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Esta Aula pertence ao Curso de Auxiliar de Escritório/ Administrativo oferecido pela Ensino Nacional

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FUNÇÕES E ATRIBUIÇÕES
• O auxiliar de escritório é o profissional que realiza as diferentes tarefas relativas ao serviço de escritório.
• Pode ser chamado também de auxiliar administrativo, escriturário, assistente administrativo, etc.
• O auxiliar de escritório é a pessoa que auxilia na digitação de documentos, prepara relatórios e planilhas, organiza arquivos, controla estoque do material de escritório e realiza atendimento telefônico e presencial.

Suas principais funções são:
• Redigir cartas, atas, relatórios, etc.
• Organizar reuniões, encontros, conferências, entre outros.
• Agendar viagens e questões relacionadas.
• Arquivar documentos.
• Gestão do estoque do material de escritório.
• Ajudar no atendimento telefônico ou na recepção, se solicitado.
• Pagar faturas e proceder ao faturamento.
Obs: Trabalho em escritório envolve muita organização e comunicação, dependendo do tipo de serviço em que o escritório trabalha.

Em resumo, o auxiliar executa serviços de apoio nas áreas de recursos humanos, administração, finanças e logística; atende fornecedores e clientes; trata de documentos variados; prepara planilhas e relatórios; executa serviços gerais de escritório.
• A pessoa que deseja atuar como auxiliar de escritório deve ter no mínimo o Ensino Médio completo, além de noções em informática.
• Um bom profissional deve possuir boa comunicação, organização, domínio de ferramentas informáticas e ter a capacidade de trabalhar sob estresse.
• Além disso, saber priorizar tarefas, gerenciar o tempo, ser proativo e conhecer métodos e sistemas administrativos.

MERCADO DE TRABALHO
O mercado de trabalho é amplo, uma vez que muitas novas empresas são registradas a cada ano.
Essas empresas oferecem vagas para auxiliares de escritório. Este profissional pode trabalhar em qualquer área, seja em empresas públicas ou privadas, escolas, hotéis, clínicas, etc.
Houve um aumento no número de empregos no mercado de trabalho para o auxiliar de escritório nos últimos anos.
As preferências são dadas aqueles que possuem alguma experiência ou que tenham cursos de especialização.
Normalmente o auxiliar de escritório trabalha em escritórios de empresas.
Existem boas perspectivas para o futuro desta profissão, pois toda empresa, de qualquer área ou tamanho, precisa de um auxiliar de escritório.

EMPRESA
• Empresa pode ser definida como uma atividade econômica organizada destinada a produção ou à circulação de bens ou de serviços.
• As empresas podem ser classificadas de acordo com a atividade econômica que desenvolvem.
• Dessa maneira, existem as empresas do setor primário, secundário e terciário.
• O setor primário está vinculado ao desenvolvimento da agricultura, pecuária e extrativismo, ou seja, obter recursos a partir da natureza.
• O setor secundário atua no sistema industrial e o terciário está ligado à prestação de serviços.
• As empresas também podem ser classificadas de acordo com sua constituição jurídica.
• Existem empresas individuais (pertencem a uma única pessoa) e societárias (várias pessoas).
• As empresas societárias podem ser anônimas, de responsabilidade limitada, de economia social, entre outras.
• Outra classificação é em relação com a titularidade do capital, ou seja, as empresas podem ser privadas (quando o capital está nas mãos de particulares), públicas (capital controlado pelo Estado), mistas (capital dividido por particulares e pelo Estado) ou empresas de autogestão (quando o capital é propriedade dos trabalhadores).
• As empresas se organizam em departamentos, e dependem do tipo e tamanho do empreendimento. Veja alguns mais comuns: Departamento pessoal, departamento financeiro, controle de estoque, departamento de compras, departamento de vendas, departamento de marketing, departamento de comunicação, departamento de controle de qualidade, departamento de informática, departamento jurídico e departamento administrativo.

POSTURA NO AMBIENTE DE TRABALHO
• Uma postura profissional não se define apenas através das roupas.
• Atitudes e linguagem corporal também entram nesta definição.
Veja algumas dicas de postura profissional:
• A aparência engloba tudo o que pode ser visto à sua volta, como objetos, mesa, o escritório, assim como a escolha dos lugares em que o auxiliar marca um encontro ou reunião.
• Mostrar-se aberto à conversa: para isso a pessoa deve sorrir, descruzar os braços e ter uma postura alinhada.
• Pronunciar bem as palavras e falar em um tom adequado ao ambiente.
• Cuidado para não ser afobado e ouvir antes de falar.
• Ser gentil e educado no dia a dia da empresa. Palavras como “bom dia”, “com licença”, e “obrigado” são bem-vindas.
• Evitar atender a diversas ligações pessoais no trabalho.

Veja o que evitar no ambiente de trabalho:
Roupas: é importante que o funcionário adote o traje de acordo com a cultura da empresa e tenha preocupação de adequar suas roupas ao ambiente de trabalho. Nada de decotes, transparências e estampas inadequadas.
Postura: cuidado com gírias, palavrões e falar alto no trabalho. É essencial ser educado e manter a compostura mesmo em situações críticas.
Falta de pontualidade: atenção com o horário não apenas na entrada ao trabalho, mas ser pontual também nas reuniões e outros compromissos da empresa, respeitar o tempo estipulado para almoço e cumprir as tarefas no prazo.
Falar mal da empresa: criticar a empresa no ambiente de trabalho não é uma boa postura. Existem canais e momentos certos para relatar a insatisfação. O indicado é expor as ideias e ao mesmo tempo propor soluções.
Desrespeitar a hierarquia: não acatar as regras da empresa (insubordinação) pode levar à demissão. É preciso respeitar a hierarquia da organização.
• Desorganização: organizar o que for da responsabilidade do auxiliar, como mesa, pastas, documentos, etc. Organização demonstra comprometimento.

LINGUAGEM CORPORAL NO AMBIENTE DE TRABALHO
• A linguagem corporal pode dizer muito sobre a personalidade e desempenho de funcionários.
• Por exemplo, um aperto de mãos muito fraco pode indicar passividade, enquanto que forte demais pode sinalizar desejo de mostrar poder e intimidar o próximo.
• É importante avaliar a evolução do gestual durante a conversa e o grupo de sinais transmitidos.
• Nesse caso, um aperto de mãos mais fraco pode, na verdade, partir de uma pessoa mais delicada, e só será possível identificar ao longo da interação.
Veja algumas atitudes comportamentais não verbais que podem melhorar o ambiente de trabalho:
• Olhar as pessoas nos olhos e não por cima de suas cabeças. Sorrir e cumprimentar as pessoas de modo firme. Esta é uma atitude que revela confiança e comprometimento.
• Ao falar, as mãos devem ser vistas acompanhando o que a pessoa diz, para dar ênfase ao discurso e enriquecer o valor das palavras.
Obs: Um dos pioneiros no estudo da linguagem corporal afirma que mais de 65% da comunicação é feita de maneira não verbal.
• Se o assunto ou a situação permitir, sorria. O sorriso adiciona calor e confiança ao ambiente.
• Manter uma postura acolhedora (como contato visual, inclinação em direção à pessoa com quem está falando e semblante tranquilo) e as pessoas irão se manter descontraídas e atenciosas.
• Se a pessoa estiver tensa, procurar relaxar até ficar mais segura. A rigidez muscular interfere na harmonia dos gestos e na fala.
Os gestos e posições dizem muito sobre a personalidade de uma pessoa.

Segundo estudos, existem três pontos fundamentais da linguagem corporal:
Discurso e comportamento: para saber se duas pessoas estão emocionalmente sintonizadas lado a lado, é preciso reparar se elas utilizam as mesmas palavras, se falam em tom e velocidade parecidos e se estão sentadas na mesma posição.
Níveis de agitação e atividade: se a pessoa não se movimenta, ela tem pouco interesse no que a outra pessoa está falando. Se ela se movimentando, indica que está interessada.
Ênfase e timing: “timing” significa que a pessoa está falando ou fazendo a coisa certa, na hora certa. Para saber se uma pessoa está focada e controlada na conversa, ela tem timing para os comentários além de dar ênfase em alguns pontos.

COMPETÊNCIAS
• Segundo sua definição mais utilizada, competência significa “conjunto de conhecimentos, habilidades, comportamentos e aptidões que possibilitam maior probabilidade de obtenção de sucesso na execução de determinadas atividades”.
• Ao longo do tempo várias empresas implementaram readequações em diversos aspectos de seus processos.
• Com as mudanças adotadas, experiências foram se desenvolvendo com base na gestão por competências e habilidades, sendo que várias empresas adotam esta ferramenta.
• Uma vez identificadas as competências por meio da elaboração das descrições de cada função, bem como ações de seleção, acompanhamento, avaliação, desenvolvimento e remuneração dos profissionais, elas passam a ser regidas de maneira a dotar a empresa dos níveis de competências necessários ao alcance e gestão de um diferencial competitivo baseado em seus recursos humanos.
• A gestão baseada em competências permite que a empresa possa gerir de acordo com o grau de capacitação alcançado pelos seus colaboradores dentro das competências previstas para cada cargo.
• As competências técnicas são aquelas obtidas através da educação formal, treinamentos e experiência profissional.
• São elas: escolaridade, treinamentos, conhecimentos técnicos.
• Os conhecimentos técnicos podem ser classificados como: elementares, básicos, fundamentais, sólidos e profundos.
• Já as competências comportamentais são aquelas que possibilitam maior probabilidade de obtenção de sucesso na execução de determinadas atividades.
• Elas podem ser inerentes às características de personalidade de uma pessoa ou obtidas no convívio social, assim como podem ser obtidas e aprimoradas através de treinamentos e autodesenvolvimento.
• As competências comportamentais podem ser divididas em cinco grupos: intelectuais, comunicativas, sociais, comportamentais e organizacionais.
• As competências técnicas gerais para o auxiliar de escritório são: conhecimento de informática.
• Já as competências comportamentais são: organização, atenção, boa comunicação, ética profissional, bom raciocínio lógico.

ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA
Existem algumas ferramentas que podem ajudar na organização. Uma delas é a metodologia japonesa chamada de 5S.
1 → Seiri
• Senso de utilização.
• Verificar o que é necessário no ambiente de trabalho, guardando ou descartando o que não está sendo usado.

2 → Seiton
• Senso de ordenação.
• Dispor os materiais utilizados no serviço de maneira a melhorar o fluxo de trabalho e eliminar movimentos desnecessários.

3 → Seisõ
• Senso de limpeza.
• A limpeza é uma necessidade diária de qualquer ambiente.

4 → Seiketsu
• Senso de saúde.
• Favorece à saúde física, mental e ambiental, uma vez que padroniza as práticas do trabalho, como manter os materiais juntos.
• Ex: canetas com canetas, livros com livros, etc.

5 → Shitsuke
• Senso de autodisciplina.
• Este último S é aplicado para fazer a manutenção e manter a ordem no ambiente de trabalho.

Obs: O ambiente de trabalho deve estar limpo, ser bem executado e eficiente para haver organização. Um dos deveres do auxiliar de escritório é manter o ambiente organizado e fácil de trabalhar. A organização é importante, pois afeta o rendimento no serviço. Se a pessoa precisa procurar algo como uma ferramenta ou uma nota fiscal, é mais fácil para achar quando tudo está organizado.

REDAÇÃO TÉCNICA
• A redação técnica é uma modalidade de texto que todos se deparam no dia a dia.
• Os mesmos princípios que compõem a estrutura de qualquer texto são necessários neste tipo de redação, ou seja, clareza, objetividade, obediência aos postulados gramaticais, entre outros.
• Ela também possui estrutura e estilo próprios.
• Quanto à estrutura, o texto técnico segue um conjunto de metodologias e cumpre uma formatação padrão.
Em relação ao estilo, esse tipo de comunicação é norteado pelos seguintes princípios:
• Precisão vocabular;
• Objetividade na linguagem;
• Finalidade discursiva com a intenção de esclarecer e informar;
• Uniformidade na estrutura, estilo e terminologia;
• Imparcialidade no discurso, que se apresenta de maneira eficaz.
• O auxiliar de escritório eventualmente terá que emitir uma procuração, fazer um recibo, um requerimento, elaborar uma ata, entre outros.
• São circunstâncias que exigem uma comunicação específica.
• A redação técnica aborda textos como: atas, circular, certificado, contrato, memorando, parecer, procuração, recibo, relatório, currículo, atestado, carta comercial, declaração, requerimento, etc.
Obs: Para escrever uma redação técnica é preciso que certos processos sejam seguidos, como o tipo de linguagem, a estrutura do texto, o espaçamento, a forma de iniciar e finalizar o texto, etc.
Exemplo – Ata
• A ata, por exemplo, é o documento que registra de modo objetivo e claro as ocorrências de uma reunião ou encontro.
• A ata possui valor administrativo ou legal, e deve ser redigida de forma a não permitir qualquer modificação posterior.

Veja alguns cuidados:
• Se for manuscrita, a ata deve ser escrita em um livro destinado especificamente a esse fim, deve ter termo de abertura e todas as páginas numeradas. Se for digitada, deve ser arquivada em pasta específica e ser organizada por data.
• Deve ser redigida em linhas corridas, sem parágrafos de maneira a ocupar todo o espaço da página, evitando espaços em que possa haver acréscimos ou alteração do texto.
• Não deve apresentar rasuras, emendas ou uso de corretivo.
• Para correção de erros, quando houve, deve-se usar a palavra “digo” e apresentar a retificação ou apresentar errata ao final do texto.
• Não são admitidas abreviaturas de palavras ou expressões e os números devem ser escritos por extenso.

Comentários

  1. Gilson Alves Silva

    Este curso é muito bom, como faço faze-lo?

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